Uma empresa desorganizada pode ter graves consequências em seus resultados. A falta de organização nas empresas leva ao caos, que pode levar à falência, por exemplo.
Gerenciar as tarefas do dia a dia, cumprir todos prazos e manter a excelência no atendimento aos clientes parece bastante desafiador, não?
E não deixa de ser. Mas pode ser muito mais fácil se você começar a seguir alguns passos simples.
Por que colocar ordem na casa
Há muitas respostas possíveis para essa pergunta, afinal, quem consegue sobreviver bem e manter a produtividade em um ambiente desorganizado?
Quando há falta de organização nas empresas as metas não são cumpridas, é difícil manter o controle da rotina de trabalho e principalmente mensurar os resultados.
Até coisas básicas, como o gerenciamento dos serviços gerais, fica difícil de ser executado.
Quer um exemplo? A grama da empresa está demasiadamente crescida e o profissional responsável pelo serviço está sendo cobrado, mas a ferramenta necessária, no caso o cortador de grama, está com defeito.
Resultado: funcionário insatisfeito por levar a culpa de algo que não depende dele, gestor estressado e um esperando pelo outro para que o problema seja resolvido.
Isso parece comum para você? Talvez porque aconteça bastante. É o tipo de desorganização muito comum nas empresas, infelizmente.
Por isso, é importante saber os motivos pelos quais é indispensável colocar ordem na casa:
• A comunicação passa a ser mais objetivo, evitando ruídos que atrapalham a mensagem final. Todos entendem e compreendem bem as mensagens e regras a serem cumpridas e seguidas.
• Os colaboradores ficam mais satisfeitos, pois a distribuição das tarefas está clara e bem dividida. Eles sabem que é mais fácil ter o trabalho reconhecido quando há organização.
• O atendimento ao cliente acontece de maneira tranquila, pois é possível deixar claro o que a empresa tem de melhor a oferecer e todas as demais vantagens de passar a fazer parte da sua carteira de clientela.
• É possível ter uma visão sistêmica e compreender todo o funcionamento e andamento de cada processo, sendo mais fácil acompanhar as metas e avaliar os resultados.
• Não só a imagem da empresa passa a ser vista de maneira positiva, mas também a de seus gestores, pois por trás de uma empresa de sucesso há sempre um grande empreendedor.
É imprescindível conhecer bem a empresa
Não importa o tamanho da empresa, você precisa estar por dentro de todas as etapas de cada processo e saber como fazer cada um deles. Isso é extremamente necessário para que você seja um gestor organizado, responsável e justo.
Não poupe esforços para conhecer e conversar com todos os setores, para ver de perto cada problema e saber ouvir seus colaboradores sobre os prós e os contras.
Muitas vezes quem lida diretamente com o problema tem bem mais capacidade de apontar soluções do que aqueles que o conhecem apenas superficialmente. Seja um bom ouvinte!
Após o tour empresarial, faça um relatório sobre tudo o que foi visto e trace novas estratégias e soluções. Isso ajudará no processo de organização.
Crie uma comunicação colaborativa
Isso mesmo. Se você traçar uma nova estratégia de comunicação de maneira que os colaboradores e gestores possam ser ouvidos periodicamente, é certo que os seus resultados serão bem mais satisfatórios.
Diminuindo a distância entre as áreas você poderá melhor conectá-las e manter os colaboradores atentos a todo o processo produtivo da empresa.
Eles costumam apresentar resultados melhores quando percebem que fazem parte do processo como um todo e não como partes isoladas.
Aprenda a descentralizar
Sabemos da importância de sua função como líder e gestor, mas a delegação de tarefas é fundamental para a organização. Não tenha medo de delegá-las a outras pessoas. Se você tem uma equipe à disposição é porque confia em seu potencial.
Mantenha-se sempre bem informado e atualizado sobre gerenciamento de tempo e de produtividade. Na dúvida, visite nosso site. Será um prazer fazer parte do seu processo de organização.
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